Charges récupérables locataire : nos réponses à vos questions
Les charges récupérables locataires, qu’est-ce que c’est ?
Les charges récupérables locataires sont des dépenses initialement payées par le propriétaire, mais qui peuvent être remboursées par le locataire. Pour l’habitation et le tertiaire, ces charges concernent des frais liés à l'usage quotidien du logement ou local, ainsi que des parties communes de l'immeuble. Elles incluent le plus souvent des dépenses pour des services et des prestations profitant directement au locataire, telles que :
- l'entretien des espaces communs,
- la consommation d'eau et d'énergie,
- l'utilisation de l'ascenseur,
- sans oublier certaines taxes gouvernementales
Retrouvez en détail la liste en détail des charges récupérables ci-dessous, au sein de l’article. Vous avez des questions ? Nous contacter pour en savoir plus.
Quelle est la différence entre charges récupérables et non récupérables ?
Par définition, les charges récupérables peuvent être refacturées au locataire. En revanche, les charges non récupérables restent à la charge du propriétaire et ne peuvent pas être réclamées au locataire. Alors, quelles sont les charges non récupérables par le propriétaire ? Ce sont par exemple des frais d'installation initiale des équipements ou de grosses réparations structurelles de l'immeuble.
Comprendre cette distinction est crucial pour les propriétaires comme pour les locataires. Pour les propriétaires, cela permet de gérer efficacement les coûts et d'assurer la transparence dans les relations locatives. Tandis que pour les locataires, être informé sur les charges récupérables aide à prévoir et à comprendre les dépenses mensuelles associées à la location du logement, en payant leur juste part des frais, conformément à la réglementation en vigueur.
Si vous êtes propriétaire, CGBR, cabinet de gestion locative peut vous accompagner dans vos démarches, n’hésitez pas à nous contacter.
Liste des charges récupérables sur le locataire
Quelles sont les charges récupérables sur le locataire ? Voyons ensemble qu'elles sont-elles ? Quel est le type de dépenses lié à l'entretien et à l'usage de l'immeuble ?
Dans une copropriété, que ce soit pour un bien d’habitation ou de commerce ou d’activité, les charges récupérables incluent les charges dites “locatives” qui sont généralement provisionnées à l’année. Une régule de charges est réalisée à chaque fin d’exercice. Vous trouverez ci-dessous une liste non exhaustive de charges dites locatives.
Les installations individuelles dans le logement ou le local loué
Les charges récupérables concernent le chauffage, la production d'eau chaude, et la distribution d'eau dans les parties privatives du logement.
Les installations communes du bâtiment telles que :
1. Les ascenseurs et monte-charge
Les frais récupérables comprennent :
- l'électricité nécessaire à leur fonctionnement,
- l'entretien régulier,
- et les petites réparations (ex : remplacement des boutons d'appel ou des fusibles).
2. L’eau et le chauffage collectif
Les charges récupérables locataire incluent notamment :
- l'eau froide et chaude utilisée par les locataires,
- l'eau nécessaire à l'entretien des parties communes et des espaces extérieurs,
- la fourniture d'énergie (quelle que soit sa nature),
- ainsi que l'entretien et les petites réparations des équipements de production d'eau chaude ou de chauffage.
L’entretien des parties communes intérieures
L'entretien des parties communes intérieures constitue également une charge récupérable pour les locataires. Cela comprend entre autres :
- les frais d'électricité,
- l'entretien de la chaudière, des toitures…,
- les produits d'entretien,
et les salaires du personnel d'entretien, etc.
Pour ces derniers, si le gardien est logé sur place, un pourcentage du salaire et des charges sociales peut être récupéré en fonction des tâches effectuées (75 % s'il assure le nettoyage et la sortie des poubelles, 40 % s'il n'assure qu'une des deux tâches).
Les charges récupérables locataire liées aux espaces verts, comme l’entretien des parties communes extérieures
Les espaces verts sont une autre catégorie de charges récupérables. Les locataires peuvent être facturés pour l'entretien et l'exploitation des espaces extérieurs, incluant par exemple :
- le désherbage,
- l'arrosage,
- et l'achat de produits de jardinage comme les engrais et les plantes.
Les taxes et redevances
La taxe d'enlèvement des ordures ménagères et la redevance d'assainissement sont également des charges récupérables sur le locataire d’un logement.
Pour le tertiaire, il existe une particularité supplémentaire, car l’assurance propriétaire ainsi que les taxes gouvernementales, notamment la taxe foncière, de bureaux, etc. sont récupérables.
Quelles sont les modalités de paiement des charges à récupérer ?
Voyons à présent les différentes modalités de paiement pour les charges récupérables locataire :
La provision sur charges
Le système de provision sur charges implique que le locataire verse chaque mois ou chaque trimestre une provision estimative en même temps que son loyer. Cette provision est calculée en fonction des chiffres arrêtés lors de la précédente régularisation ou du budget prévisionnel établi par le propriétaire. Elle doit correspondre aux dépenses anticipées pour éviter des écarts importants lors de la régularisation annuelle.
La régularisation annuelle
Elle ajuste les provisions versées par le locataire aux dépenses réelles engagées par le propriétaire. Un mois avant cette régularisation, le propriétaire doit transmettre au locataire un décompte détaillé des charges. Si les provisions sont inférieures aux dépenses réelles, un complément est demandé. En cas de trop-perçu, le propriétaire doit reverser la différence au locataire.
Le forfait de charges pour les locations meublées
Dans ce type de location, le propriétaire peut choisir un forfait de charges. Le locataire paie alors un montant fixe chaque mois, couvrant l'ensemble des charges récupérables, sans régularisation annuelle. Ce montant, mentionné dans le bail, simplifie la gestion et offre une prévisibilité des coûts, mais ne permet pas de demander un complément ou un remboursement basé sur les dépenses réelles.
Elle ajuste les provisions versées par le locataire aux dépenses réelles engagées par le propriétaire. Un mois avant cette régularisation, le propriétaire doit transmettre au locataire un décompte détaillé des charges. Si les provisions sont inférieures aux dépenses réelles, un complément est demandé. En cas de trop-perçu, le propriétaire doit reverser la différence au locataire.
Lire aussi nos articles :
- Location travaux
- Estimation Loyer
- Régularisation des charges locatives
La refacturation ponctuelle
Une charge récupérable peut ne pas être prévue dans la provision sur charges ; dans ce cas, le locataire peut être facturé de la totalité du montant après que le propriétaire l’a acquittée. Par exemple, si un propriétaire a payé le déplacement et la prestation d’un plombier, mais qu’en réalité cette charge incombait au locataire. Cette méthode s'applique également régulièrement dans le secteur tertiaire pour les charges récupérables telles que la taxe foncière ou la taxe bureau.
Quelles sont les obligations du propriétaire et les droits du locataire ?
Les propriétaires ont l'obligation de fournir des justificatifs des charges récupérables aux locataires, incluant des factures et des contrats d'entretien, et de les conserver pendant six mois pour consultation.
Souvent, une question revient : Quel est le délai de prescription d’une dette locative ?
À savoir qu’en cas de régularisation tardive, le propriétaire dispose de trois ans pour ajuster les charges. Cela signifie que le propriétaire peut réclamer tout impayé de charges ou de loyers durant cette période, même après le départ définitif du locataire du logement. Par exemple, une dette de loyer datant de juillet 2024 peut être réclamée jusqu'en juillet 2027. Ce délai s’applique également aux locataires qui souhaitent se faire rembourser un trop-perçu de charges.
Les locataires peuvent demander un paiement échelonné sur 12 mois si la régularisation annuelle n'a pas été effectuée dans l'année suivant leur exigibilité. Si le propriétaire ne répond pas aux demandes de régularisation, le juge peut refuser un rappel tardif jugé déloyal ou consécutif à une faute du propriétaire, protégeant ainsi les droits du locataire.
Quel est le cadre légal des charges récupérables ?
Faisons le point la réglementation ainsi que les spécificités liées aux différentes locations.
Réglementation sur les charges récupérables (décret et lois applicables)
À savoir que tout est strictement encadré par des décrets et des lois qui précisent quelles dépenses peuvent être refacturées aux locataires. En France, la liste des charges récupérables est fixée par le décret n°87-713 du 26 août 1987, qui établit les dépenses imputables aux locataires pour les logements vides comme pour les logements meublés.
Quelles sont les spécificités pour les locations vides et meublées ?
Pour les locations vides, les charges récupérables comprennent notamment les frais liés à l'entretien courant et aux réparations des parties communes, la consommation d'eau et d'énergie des parties communes, ainsi que certaines taxes comme la taxe d'enlèvement des ordures ménagères.
En ce qui concerne les locations meublées, les règles sont similaires, mais les baux signés depuis le 27 mars 2014 doivent spécifiquement mentionner les charges récupérables pour que celles-ci puissent être refacturées aux locataires.
N.B : Il est important pour les propriétaires et les gestionnaires de biens locatifs de bien connaître ces réglementations pour assurer une gestion conforme et transparente des charges, et éviter les litiges. De même, les locataires doivent être informés de ces règles pour comprendre et vérifier les charges qui leur sont facturées. Cela garantit une relation de confiance entre les parties.