Régularisation des charges locatives
Délai, charges récupérables, fonctionnement
Comprendre les différentes natures de charges selon le type de logement
En règles générales, les charges sont au réel en location vide, ce qui signifie qu'elles dépendent des dépenses réelles liées à l'entretien et au fonctionnement du logement. De ce fait, le propriétaire se base sur les résultats de l'année précédente pour établir la provision de charges, sujette à une régularisation annuelle basée sur les dépenses réelles constatées. Si la provision s'avère insuffisante, le locataire peut être invité à payer la différence.
En ce qui concerne la location meublée, le bailleur a plus de flexibilité. Il peut choisir entre deux formules :
- La première étant d'établir des provisions de charges et régulariser celles-ci sur justificatifs chaque année, comme pour une location vide.
Ou
- demander des charges forfaitaires. Dans ce cas précis, les charges ne font pas l'objet de régularisation. Elles peuvent être indexées annuellement en utilisant l'indice de référence des loyers.
En cas de charges au forfait, le locataire n'a pas à régler de différence même si les charges réelles excèdent les provisions. De même, le bailleur n'est pas obligé de rembourser un surplus éventuel au locataire. Ce dernier n'a pas le droit de demander des justificatifs ou de solliciter une régularisation des charges.
Quelles sont les charges récupérables pour le bailleur ?
L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 établit la définition des charges locatives, qui s'appliquent tant à la location vide qu'à la location meublée. Alors quelles sont les charges que l’on peut répercuter au locataire ?
1) Les frais liés aux services fournis pour l'utilisation du logement et de l'immeuble, tels que les coûts de chauffage ou d'eau en cas de système collectif.
2) Les dépenses courantes d'entretienet de réparations mineures des parties communes de l'immeuble et des équipements partagés, comprenant par exemple les frais de maintenance des ascenseurs, d'entretien, et d'éclairage.
3) Les taxes pour les services, souvent liées à l’usage du logement, comme la taxe d'enlèvement des ordures ménagères ou la taxe de balayage.
On appelle "charges récupérables", les charges que le bailleur a préalablement avancées avant d’en réclamer le remboursement par son locataire.
À noter qu'une spécificité est prévue pour les baux commerciaux selon laquelle la taxe foncière, la taxe bureau et l’assurance propriétaire non occupant sont également des charges récupérables. Lorsqu’il y a un propriétaire unique, la répartition de ces charges se fait le plus souvent au m².
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Comment fonctionne la régularisation des charges locatives ?
Chaque année, le propriétaire effectue la régularisation des charges locatives en envoyant un décompte détaillé des charges aux locataires. À savoir que depuis le 1ᵉʳ septembre 2015, il peut également fournir un résumé des charges par voie électronique si le locataire en fait la demande. Dans les immeubles collectifs, ce décompte inclut la méthode de répartition des charges entre les locataires, ainsi que des informations éventuelles sur le calcul des charges pour le chauffage et l'eau chaude s'ils sont collectifs.
En copropriété, la répartition des charges est établie selon les règles du règlement de copropriété. Si un seul propriétaire détient l'ensemble de l'immeuble, il doit expliquer aux locataires comment il a réparti équitablement les charges.
Après l'envoi de ce décompte, le propriétaire doit tenir à disposition des locataires les justificatifs des charges à compter de six mois. Si la provision versée par le locataire excède les charges réelles, le propriétaire devra rembourser l'excédent. En revanche, si la provision s'avère insuffisante, le propriétaire demande au locataire de payer la différence et pourra ajuster la provision à la hausse en se basant sur le budget prévisionnel.
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Quel délai pour la régularisation des charges locatives ?
En cas de retard de la part du propriétaire, le locataire a le droit d'exiger un paiement échelonné de sa dette sur douze mois.
Cependant, il existe une limite : la prescription de trois ans s'applique aux loyers et aux charges. Cela signifie que le propriétaire ne peut pas remonter plus de trois ans en arrière s'il a omis de régulariser les charges. Bien que la loi autorise une régularisation en retard dans ce délai, il est fortement recommandé de la faire chaque année pour éviter l'accumulation de dettes de charges, ce qui peut s'avérer complexe à gérer.
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Comment contester une régularisation de charges ?
En tant que locataire, vous estimez que les montants ou les méthodes de calcul ne sont pas justes ?
Il est important de noter que la régularisation des charges doit être basée sur de réelles dépenses et justes. Après avoir examiné la documentation, il vous faudra réunir des preuves. Suite à cela, nous vous conseillons de contacter votre propriétaire pour en discuter.
En cas de désaccord, vous pouvez recourir à un médiateur ou saisir la commission départementale de conciliation (CDC), compétente pour résoudre les litiges liés aux charges locatives.
Assurez-vous également de respecter les délais légaux pour contester une régularisation de charges, car le non-respect de ces délais pourra affaiblir votre position. N’hésitez pas à contacter notre cabinet pour vous accompagner.
Est-ce que le propriétaire a le droit d'augmenter les charges ?
Oui, le propriétaire a le droit d'augmenter les charges locatives, mais sous certaines conditions. Elles comprennent :
- la nécessité d'une clause contractuelle permettant de telles augmentations,
- le respect de la législation locale,
- la justification de l'augmentation avec des preuves,
- le respect des délais de préavis, et des limites légales à ne pas dépasser.
Parfois, une consultation des locataires peut également être requise, en particulier lorsque les augmentations affectent la collectivité.
En bref, la régularisation des charges locatives est un point important à ne pas sous-évaluer dans un contrat de location tant pour le propriétaire que pour le locataire. En cas de doute ou de contestation, contactez dès maintenant CGBR pour obtenir des conseils juridiques et défendre vos droits.